Politica de Copiere și Stocare a Datelor cu Caracter Personal

1. OPERATORUL

MODACO S.R.L. (denumită în continuare „MODACO”), cu sediul în Str. Tudor Vladimirescu, Nr. 3, Găești, Dâmbovița, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J15/1242/1992, având codul fiscal 2855471.

2. PRINCIPII GENERALE

– Documentele vor fi stocate respectând toate cerințele legale și contractuale aplicabile.

– Se va asigura protecția documentelor în conformitate cu clasificarea lor de securitate, garantând confidențialitatea, integritatea, și disponibilitatea.

– Documentele vor rămâne recuperabile conform cerințelor de afaceri.

– Documentele conținând date cu caracter personal vor fi tratate astfel încât să se prevină identificarea persoanelor, când posibil.

3. SCOPUL ȘI DOMENIUL DE APLICABILITATE

3.1. Scopul

Această procedură are ca scop asigurarea protecției adecvate și stocarea corespunzătoare a datelor și documentelor operatorului, orientând angajații în respectarea obligațiilor privind copierea și stocarea documentelor electronice.

3.2. Domeniul de Aplicare

Se aplică tuturor angajaților, contractanților, consultanților, temporarilor și partenerilor de afaceri ai MODACO SRL. Nerespectarea poate conduce la acțiuni disciplinare.

4. REGULI PRIVIND POLITICA DE COPIERE ȘI STOCARE A DATELOR

4.1. Formatul Datelor Copiate și Stocate

A. Format Electronic

– Se vor folosi proceduri de backup pentru a preveni incidente de securitate.

– Datele personale vor fi copiate și stocate electronic, garantând identificarea persoanelor vizate numai când este strict necesar.

B. Format Fizic

– Se va asigura un nivel adecvat de confidențialitate și integritate, stocând datele în spații securizate.

4.2. Personal Competent

Doar personalul autorizat va efectua copierea și stocarea datelor cu caracter personal, conform necesităților specifice.

4.3. Stocarea Datelor

Stocarea va fi organizată pe departamente, cu diferențiere între datele confidențiale, private și publice, fiecare având propriul mediu de stocare criptat sau necriptat, conform cerințelor de securitate.

4.4. Informatii Referitoare la Datele Copiate și Stocate

A. Reducerea la Minimum a Datelor

– Se va copia și stoca doar informația necesară, respectând principiul minimizării.

B. Exactitate

– Se vor verifica și actualiza datele pentru a asigura exactitatea lor la momentul stocării.

4.5. Termenele de Stocare

– Se vor elimina datele care nu mai sunt necesare, respectând termenele stabilite pentru stocare și arhivare.

– E-mailurile vor fi păstrate timp de 12 luni, cu posibilitatea de arhivare pentru încă 12 luni înainte de ștergerea definitivă.

– Documentele electronice vor fi stocate conform conținutului și temeiului legal de stocare, cu un termen standard de 10 ani pentru documentele care nu se încadrează în categoriile specificate.

Această politică se aplică tuturor datelor și documentelor gestionate de [numele organizației], asigurând conformitatea cu legislația în vigoare și cu principiile de protecție a datelor. Personalul este responsabil pentru respectarea acestei politici în toate aspectele legate de copierea și stocarea datelor cu caracter personal.